Hoe werken voor Werken bij de EU werkt

Door VHGK 1 jaar gelden
Home  /  Portfolio Item  /  Hoe werken voor Werken bij de EU werkt

Na het succesvolle evenement van vorig jaar, mochten we voor WerkenbijdeEU.nl. ook dit jaar weer de Meet & Greet organiseren (zaterdag 9 april 2016).

Locatie
Vorig jaar in MediaPlaza in Utrecht. Dit jaar in 1931 in Den Bosch. Twee verschillende locaties, twee verschillende uitstralingen. Vanwege de hoeveelheid gasten (schatting rond de 450) waren de voorwaarden helder: één grote, plenaire zaal en minimaal 5 subzalen. Een soortgelijk event als vorig jaar dus. Alleen de locatie is anders. Dus kun je denken: dat is makkelijk!? Copy – paste – klaar! Maar nee, zo werkt het niet. In het uitnodigen van ervaringsdeskundigen blijft nog steeds veel tijd zitten. Hier waren we dan ook al meteen mee begonnen. Dit ondanks dat de locatie nog niet definitief was. Bovendien: het is in het weekend, dus de kans is groot dat er al andere plannen zijn gemaakt.

IMG_7436

Ervaringsdeskundigen
Na reminders door te bellen en te mailen hadden we 32 ervaringsdeskundigen (tip: begin hiermee op tijd). Maar liefst acht meer dan vorig jaar! Daar zijn we alvast trots op. Dan is je programma rond en zegt een spreker af… En we beginnen weer van vooraf aan met de lijst met ervaringsdeskundigen af te lopen. Gelukkig hadden we toch op tijd alle sprekers rond!

Tip 1
Staat de datum vast? Begin meteen met het uitnodigen van de sprekers. Ook al heb je nog geen locatie. Vraag alvast om ruimte te blokken in de agenda’s.

Tip 2
Hou rekening met onverwachte dingen: wat doe je als een van de belangrijkste sprekers onverwachts niet komen kan? Je wilt hier liever niet over nadenken, maar doe dit toch maar. Het zal je gebeuren…

IMG_7465

Tip 3
Bezoek altijd eerst een locatie voor je verder gaat praten. Plan desnoods een dag dat je mét de opdrachtgever een rondje doet en hak dan de knoop door aan het einde van de dag. Zo kun je verder. Wacht hier niet te lang mee: de locatie zit nu nog op je vers op het netvlies.

Tip 4
Schaf een trolley aan en gooi die helemaal vol met pennen, plakband, scharen, dubbelzijdig tape, afzetlint, a4-papier, dikke stiften, USB-sticks, etc. Als je eenmaal gewend bent, kan je niet meer zonder een eventkoffer!

Schermafbeelding 2016-04-10 om 11.37.18

Tip 5
Maak foto’s! Als is het maar met je iPhone: zo kun je altijd het jaar erop nog zien wat je precies hebt gedaan voor het geval je toch nog een klein beetje denkt te copy-pasten

Tip 6
Bedank al je gasten. Niet alleen de deelnemers maar ook de sprekers. Zonder deze mensen was het nooit gelukt om er een succesvol event van te maken.

Tip 7
Bij elk event hoort stress. Een event zonder stress is geen event. Heb je alle badges wel geprint? Krijg je van een spreker een nieuwe presentatie? Moet deze nog geprint worden? En weer worden vervangen op de USB? Klopt het draaiboek wel? Gezonde stress is goed!

FullSizeRender

Dus over hoe werken voor werken bij de EU werkt. Een mooi event als blauwdruk voor events voor in de toekomst. Aanpassen, rondkijken, luisteren, gezonde stress, de juiste sprekers in de juiste zaal. Volgend jaar weer? Graag!

Deze case gedeeld 0 keer
 000